In agenzia ognuno di noi organizza il proprio tempo con software di task management che ci consentono di pianificare le nostre attività in modo veloce ed efficiente.

Nella vita di tutti i giorni siamo costantemente impegnati a svolgere attività. Capita a volte, anzi molto spesso, che l’accumularsi di un numero eccessivo di cose da fare non ci permetta più di determinare su cosa dobbiamo concentrarci generando così una forte componente di stress e abbattendo sensibilmente la nostra produttività.
Il GTD ™ o Getting Things Done è un metodo per la gestione del tempo che ci aiuta ad affrontare questo tipo di situazioni per essere quindi più efficienti e sapere sempre qual è la “prossima azione” da fare.

La metodologia si basa su un approccio a 5 step:

  1. Cattura (inbox): registra tutto quello che cattura la tua attenzione. Libera la mente, non usarla come archivio ma affidati ad uno strumento affidabile esterno.
  2. Chiarifica: analizza gli elementi catturati nella inbox ed entra nel merito. Se l’elemento non è azionabile, buttalo o usalo come riferimento, altrimenti identifica la prossima azione richiesta. Se l’azione richiede meno di 2 minuti eseguila subito, altrimenti delega (se puoi) oppure mettila in una lista.
  3. Organizza: sposta gli elementi raggruppandoli in base a uno o più criteri
  4. Rifletti: esegui una review periodica (almeno settimanale) di tutte le tue cose da fare, dei progetti e delle liste
  5. Esegui: scegli la tua “prossima azione” mediante lo strumento che hai scelto per implementare la metodologia GTD

 

workflow GTD

Una recensione di alcuni noti tool GTD

Nel corso degli ultimi anni ho cambiato più volte il software con cui applico il metodo. Purtroppo è una pratica in cui molti appassionati cadono: ancora non esiste lo strumento perfetto. Indico qui di seguito gli strumenti che ho utilizzato di recente e che considero i più validi attualmente sul mercato.

Omnifocus
E’ lo strumento che uso tutt’ora, il più completo e che offre più funzionalità per implementare il GTD.
Rappresenta un po’ il punto di riferimento sia come qualità e attenzione al dettaglio sia come supporto e comunità attiva. Gli unici limiti che ho riscontrato sono la mancanza di poter applicare più contesti al singolo task, la mancanza di qualsiasi strumento di collaborazione e alcune “frizioni” nell’imputazione e riorganizzazione dei dati.
Le prospettive sono molto potenti ma, all’inizio, non di facile comprensione; prezioso il forecast. Non è economico ed è disponibile solo per piattaforma Apple.

Things
E’ stato il primo strumento che ho adottato e forse quello che più ho messo alla frusta. Anche Things è molto completo tuttavia i tempi di sviluppo sono molto lenti e il software risente di qualche anno di staticità. La procedura di sincronizzazione tuttavia è un modello da seguire in quanto ad efficienza e affidabilità. Purtroppo molti appassionati hanno migrato ad altre soluzioni in attesa della versione 3.0 che è stata annunciata ormai un paio di anni fa. Anche Things è disponibile solo per piattaforma Apple.

Todoist
Se non fosse per una lacuna gravissima sarebbe senza ombra di dubbio il migliore sulla piazza.
Disponibile per tutte le piattaforme, offre un’interfaccia pulita e funzionale. A differenza dei precedenti, è dotato di strumenti di collaborazione per poter assegnare task ad altre persone; è possibile assegnare tags ai task e impostare potentissimi filtri per scegliere la propria “prossima azione”.
Peccato però che manchi della “defer date” o “data di reinvio”, ossia della possibilità di assegnare una data prima della quale il task non possa essere preso in considerazione.
Gratuito nella versione base.

Trello
Non è propriamente pensato per applicare la metodologia GTD però, con necessari compromessi, ci si può avvicinare.
Utilizzando le board come progetti, le liste e etichette come contesti, si possono sfruttare le ricerche come strumento di selezione delle “prossime azioni”.
Ne abbiamo parlato come strumento di lavoro collaborativo in questo articolo a proposito della calendarizzazione della attività sui social media e in questo tutorial su come integrare Trello. Sicuramente è il meno indicato per applicare il metodo GTD ma i vantaggi delle altre funzionalità di collaborazione e integrazione sono troppo interessanti per scartarlo a priori.

Riferimenti: